Khung hội thoại là nơi hiển thị chi tiết nội dung cuộc hội thoại giữa bạn và khách hàng.
Khung hội thoại của Hộp thư
1.Thanh Menu trên
Tìm kiếm tin nhắn: Giúp tìm một đoạn nội dung bất kỳ đã được nhắc đến trong cuộc hội thoại.
Thêm khách hàng vào cuộc hội thoại: Nhập email của một khách hàng để thêm họ vào cuộc hội thoại
Quan trọng: Đánh dấu cuộc hội thoại quan trọng. Bạn có thể lọc xem những cuộc hội thoại được đánh dấu là quan trọng tại bộ lọc Cũ-Mới.
Đóng hội thoại:Đóng cuộc hội thoại mà bạn đã xử lý xong.
Mở hội thoại: Mở lại các cuộc hội thoại đã đóng để tiếp tục xử lý.
Hẹn giờ: Hẹn giờ cuộc hội thoại để mở lại, tiếp tục xử lý sau.
Tải tất cả nội dung:Tải xuống nội dung cuộc hội thoại
Thành viên đang phụ trách xử lý cuộc hội thoại này. Để phân cuộc hội thoại cho thành viên khác, click vào Tên thành viên đang phụ trách cuộc hội thoại , và chọn tên thành viên muốn phân công xử lý cuộc hội thoại.
Lưu ý : phần danh sách thành viên sẽ chỉ hiện thị ra thành viên đang ở trạng thái Sẵn sàng ( Online -biểu tượng chấm màu xanh) hoặc Không sẵn sàng ( biểu tượng chấm màu vàng), không hiển thị thành viên đang ở trạng thái Chuyển tiếp (Offline)
Chọn thành viên bạn muốnt tiếp nhận xử lý cuộc hội thoại
Cuộc hội thoại đang ở mục Hẹn giờ/Đã đóng, khi bạn chuyển đổi người xử lý hội thoại, thì sẽ tự động chuyển các cuộc hội thoại vào mục Đang mở của thành viên tiếp nhận xử lý cuộc hội thoại.
Lưu ý: Tất cả thành viên đều có quyền phân chia người phụ trách cuộc hội thoại, không chỉ người chủ sở hữu tài khoản.
2.Khung Trả lời
Đây là nơi bạn tạo nội dung phản hồi lại các cuộc hội thoại để gửi tới khách hàng.
Gửi tin nhắn: Sau khi nhập câu trả lời, nhấn Enter hoặc Ctrl + Enter(do việc bạn thiết lập) hoặc click biểu tượng
để gửi tin nhắn.
Dùng mẫu câu trả lời nhanh: Để tìm kiếm các câu trả lời mẫu đã tạo trước đó:
Cách 1: Nhập #, gõ tên câu trả lời mẫu theo cú pháp #ten_cau_tra_loi (các chữ cách nhau bởi dấu "_"). VD: #mau_chot_do . Phần tìm kiếm này thì sẽ tìm theo cả tên của câu trả lời mẫu hoặc nội dung của câu trả lời mẫu.
Cách 2: Click vào biểu tượng
, tìm kiếm câu trả lời mẫu theo tiêu đề hoặc nội dung câu trả lời mẫu từ trong danh sách đã tạo.
Cách tạo mẫu câu trả lời tham khảo chi tiết tại đây
Gửi ảnh: Click biểu tượng
và chọn ảnh từ máy tính để gửi cho khách hàng.
Gửi file đính kèm: Click biểu tượng
để gửi chọn file từ máy tính để gửi cho khách hàng.
Chỉnh sửa đơn hàng: Click biểu tượng
để chỉnh sửa đơn hàng mà khách đã đặt.
Gửi Form điền thông tin cho khách hàng: Click biểu tượng
để chọn Form điền thông tin gửi cho khách hàng trong danh sách Form đã tạo.
Gửi Quick reply cho khách hàng : Click biểu tượng
để gửi câu lựa chọn nhanh cho khách hàng
Chèn biểu tượng cảm xúc emoji: Click biểu tượng
để chèn biểu tượng cảm xúc vào đoạn hội thoại.
Chú ý : Khi khách hàng chat từ website/landingpage thì chế độ trả lời bạn sử dụng là
Chú ý : Khi khách hàng bình luận từ bài viết fanpage thì chế độ trả lời bạn sử dụng là Facebook
Chú ý : Khi khách hàng nhắn tin cho fanpage thì chế độ trả lời bạn sử dụng là Message
Khung Nội bộ
Đây là nơi để các thành viên đội Hỗ trợ khách hàng ghi chú, trao đổi thông tin nội bộ . Nội dung này chỉ các thành viên trong tài khoản nhìn thấy. không hiển thị cho khách hàng.
Nhắc đến một thành viên khác: Nhập @ và chọn tên thành viên muốn nhắc đến.
Các thành viên được nhắc đến trong mục Nội bộ, có thể lọc lại các cuộc hội thoại ở mục Được nhắc đến trong danh sách bộ lọc cuộc hội thoại.
Khi bạn thực hiện thao tác nhắn tin nội bộ ở cuộc hội thoại Đã đóng, thì hội thoại sẽ được chuyển sang phần Đang Mở- của người sở hữu cuộc hội thoại trước đó
Trong khung trao đổi nội bộ, bạn cũng có thể đính kèm hình ảnh, emoji, hoặc biểu tượng cảm xúc.